發布源:深圳維創信息技術發布時間:2020-10-10 瀏覽次數: 次
對應中大型企業來講,在對企業文檔知識管理的同時,對企業文檔的管理,有更高的要求,需要滿足行業內的認證規范,有規范科學的文檔質量體系管理要求。所有的ISO文件將實現全生命周期的嚴格管控,包括文件的創建、審核、培訓、發布簽收、執行修訂、歸檔、回收廢止
問題場景
1ISO文檔分散,無法集中管理
2 文檔信息不規范:編號重復等
3 ISO文檔查找不便,耗時耗力
4 版本管理混亂,新舊版本混淆
5 審批過程繁瑣,效率低下
6 無法及時分發與反饋
7 紙質文檔,浪費資源
8 文控人員工作繁重,壓力山大
產品功能
ISO文件管理 | GMP文件管理
在市場競爭日趨激烈的今天,優質的產品質量和高效的企業管理是企業取得市場先機的關鍵。文檔系統幫助企業加快體系文檔的流程審批過程,保證文檔版本的一致性,提高文檔查詢的效率,實現ISO文件的全程電子化管理,為企業提高效率、節約人力成本、推進質量管理理念的落實。
文檔管理系統對企業文檔進行安全的集中管理,對質量文件的建立、更新、審批、會簽、回收、借閱和下發過程進行控制,就文件更新、審批、待辦任務發送通知,督促辦理,加快事務處理進程;文檔管理系統可以自動生成文檔編號,確保員工訪問文檔的最新版本,同時保存文檔的舊版本和所有訪問、修訂日志;文檔管理系統強大的搜索引擎可以作基于文檔屬性、編號、版次等多維度查詢,支持文件內容搜索,記錄文檔引用關系和提供紙質文檔電子化管理。
制訂、修訂、取號
多人協作制訂、修訂文檔,通過任務推送,主動通知責任人。支持文檔的多版本管理。支持調取模板創建文檔,支持在線編輯文檔。
系統能夠依照規則自動生成文檔編號,并將編號自動添加到文檔。
會簽、審批
多部門評審文檔修編意見,會簽文檔新編、修訂內容。修訂好的文檔按照文檔管理辦法進行逐級審批,流程中發送通知給審批責任人,發起人可查詢審批進度。
文件分發
支持電子文件分發和紙質文件分發管理。依照權限逐級分發電子文件,自動通知到人,并保留分發和學習記錄。可以控制紙質文件的打印份數,制定分發、回收任務,記錄分發情況。
培訓
系統記錄在線學習、培訓情況,提供分項統計報表,監督員工在規定時間完成學習。
通知
發布各種通知:修訂文件、新版本發布、培訓通知等。通知方式多樣:郵件、短信、RTX等。
搜索
對文件內容進行模糊檢索、全文檢索,及索引卡檢索,檢索的內容可以是發布時間、審批人、文件版本、文件標題和正文。為了保障安全,搜索被限制在用戶權限范圍內進行。
紙質文檔電子化
將紙質文檔掃描、OCR,并按照一定規范存儲到文件系統中。
安全
區分使用部門,對手冊逐級授權,權限設置可以具體到某個文檔,某個版本,允許對文檔進行的操作,如:閱讀、下載、打印、分發、刪除、升級等,從而避免文檔被誤操作,降低機密文檔被盜風險。
統計
提供文檔量、分布情況、新發布文檔的統計;提供權限報告、手冊使用情況報告等。
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