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對公司電子文檔管理的建議與方法

發布源:深圳維創信息技術發布時間:2020-09-16 瀏覽次數:

公司發展越來越快,公司的電子文檔數據也越來越多,如何管理好這些文檔,讓其方便搜索查詢,為企業發展提供幫助,相信是很多公司都遇到的問題。

在實際工作中,您是否遇到過這樣的問題。

    公司的文檔圖紙等資料,都不知道放在那臺電腦上,查找起來很困難如果使用共享的方式放在同一臺電腦上,修改的權限不好控制,誰都可以存檔和修改、刪除。

    所有的電子文檔無法實時的備份,遇到病毒破壞,所有文檔都無法使用。

    文檔和圖紙被反復修改,時間久了,無法確定那個文檔是最終的正確版本。

    文檔圖紙存檔后,系統管理員可以隨意讀取拷貝,有泄密和被破壞的風險。

    根據以上問題,使用圖文檔管理系統和備份系統完美解決上述問題,主要產品優勢為:

1.備份文件,可以解決普通服務器損壞,文檔丟失的危險,并且還能預防勒索者病毒的破壞。

2.圖文檔集中管理,方便共享,系統的檢索功能可以幫助應用人員快速查找所需的信息。

3.嚴密的權限控制,控制人員掌握各自的權限,方便人員管理,防止泄密。

4.保障數據的唯一性,更改時可以同步更新所有接收部門的數據,保證圖紙文檔版本的統一以方便快捷的查看發布記錄、控制發布的時效等. 5.采用領先的基于業務驅動的設計模式,幫助企業規范、梳理、重組、落實公司各組織內的業務流程,優化和固化工作流程 6.通過發布回收圖紙實現企業系統管理,快速建立起企業無紙化流轉體系. 7.設置和管理企業各類圖文檔的標準模板,實現企業文檔格式及業務流程的標準化及統一管理。

操作簡單,界面友好。

圖文檔管理軟件,集文檔安全儲存、文檔加密、版本追蹤、文檔電子審批與發布、可視化瀏覽、用戶權限管理于一體,實現企業內部文檔有序安全共享,幫助企業真正實現高效輕松地管理圖紙文檔。


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